Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Bài toán quản lý nhân sự luôn là một bài toán nan giải đối với các doanh nghiệp. Ngoài việc cần có một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả thì việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự giúp tối ưu nguồn lực hiện có là giải pháp của nhiều doanh nghiệp.

Tìm hiểu về quy trình quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là phương thức quản lý con người trong công việc của tổ chức doanh nghiệp. Có trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng người nhân sự, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức  và bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm. 

Vai trò của quản lý nhân sự

1. Đạt được mục tiêu kinh doanh

Một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ và có chỗ đứng trên thị trường cần phải có một đội ngũ nhân sự chất lượng.  Vậy nên doanh nghiệp cần có quy trình quản lý nhân sự giúp quản lý nguồn vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật và khai thác và tận dụng năng lực nhân sự phù hợp với doanh nghiệp.

Vai trò cơ bản nhất của quản lý nhân sự là giúp công ty doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình bằng việc phát triển thái độ tích cực giữa các nhân viên qua các công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

2. Tiết kiệm ngân sách quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Việc tối ưu các ngân sách cho việc quản lý nhân sự là một vai trò quan trọng của bộ phận quản lý. Để đảm bảo cho sự phát triển của công ty cần tận dụng ngân sách một cách hiệu quả và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ thiết kế và lựa chọn một quy trình tuyển dụng có cấu trúc hợp lý và phù hợp với doanh nghiệp giúp giảm thiểu các chi phí quan trọng liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

3. Tạo điều kiện cho nhân lực phát triển

Việc quan trọng nhất của quản lý nhân sự là phải đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực của nhân sự. Bộ phận quản lý phải lựa chọn nhân viên phù hợp cho các vị trí, nhiệm vụ để họ có thể phát triển theo khả năng của mình. Hệ thống quản lý sẽ có những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên nhằm giúp nhân viên phát triển chuyên môn một cách chuyên nghiệp. 

Thông qua quá trình làm việc hàng ngày bộ phận nhân sự sẽ có thể đánh giá chất lượng và năng lực của từng người để dự đoán được tiến độ làm việc các nhân viên . Ngoài ra còn giúp nhân viên có thể cho ra một phác thảo về mục tiêu và cách tiến đến mục tiêu công việc nhằm giúp phát triển bản thân. Với cách quản lý này nhân viên được thúc đẩy và thực hiện công việc tốt hơn.

Ngoài ra, hệ thống quản lý nhân sự còn nghiên cứu để đưa ra những chính sách về các chương trình phúc lợi cho nhân viên hay tổ chức các sự kiện dành cho nhân viên ngoài giờ làm việc nhằm nâng cao tinh thần làm việc và gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn.

Xem thêm: Máy scan màu giá bao nhiêu ?

Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp

Để khai thác và quản lý tốt nguồn nhân lực thì mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý nhân sự phù hợp với quy trình phát triển của công ty mình.

1. Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự

Để xây dựng được hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả thì các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản trị nhân lực tốt. Trong bước này các nhà lãnh đạo có thể sử dụng các phương pháp như: bảng theo dõi nhân sự, bảng theo dõi tuyển dụng, bảng theo dõi mức lương…

2. Tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch

Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự của công ty để tìm ra được những ứng viên phù hợp với từng vị trí công việc. Để quá trình tuyển dụng hiệu quả thì hệ thống quản lý cần có một quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp, hiệu quả. Thông thường quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp gồm các bước: Lập kế hoạch, xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng, xác định địa điểm, thời gian, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên, đánh giá quá trình tuyển dụng và cuối cùng là hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập. Tùy những doanh nghiệp mà có thể quy trình tuyển dụng khác nhau những cuối cùng vẫn phải đảm bảo chất lượng của nhân sự và đặc biệt phải phù hợp với vị trí của công việc.

3. Đào tạo phát triển nguồn nhân sự

Mỗi nhân viên viên đều có những năng lực và thế mạnh khác nhau nên các doanh nghiệp cần có những chính sách đào tạo phù hợp với mỗi người. Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên nâng cao năng lực cá nhân mà còn kích thích và thúc đẩy ý thức phát triển vươn xa của họ.

Quy trình này giúp doanh nghiệp tối đa nguồn nhân lực sẵn có nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp và nâng cao khả năng thích ứng của nhân viên trong tương lai.

4. Thiết lập các chế độ chính sách

Việc thiết lập các chế độ chính sách cho nhân viên sẽ hình thành mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Đây cũng là một bước quan trọng để nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty. Ngoài ra chính sách này còn giúp công ty hạn chế được những rủi ro xảy ra với người lao động.Chính sách này được xây dựng dựa trên các tiêu chí: tương xứng với kết quả công việc, đóng góp cho công ty, chất lượng công việc, công bằng và minh bạch.

5. Xây dựng hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp

Tùy từng doanh nghiệp mà sẽ có những quy định, quy phạm phù hợp khác nhau giúp điều phối và hỗ trợ những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc để phù hợp với doanh nghiệp hơn.

6. Xây dựng, phát triển văn hóa trong doanh nghiệp

Bất cứ một doanh nghiệp nào trong quá trình quản lý nhân sự đều phải xây dựng và phát triển văn hóa trong doanh nghiệp để tình thần làm việc thoải mái vui vẻ giúp công đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc.

Các phần mềm quản lý nhân sự được tin dùng

Phòng nhân sự của các doanh nghiệp luôn quá tải vì các công việc như: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực, trả lương. Trước kia những công việc này được thực hiện thủ công gây lãng phí về nhân lực và ngân sách. Ngày nay việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HR software) sẽ là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

1. Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR

BambooHR có tính năng quản lý nhân sự toàn diện. Với các tính năng như: quản lý tiền lương, hiệu xuất, năng lực làm việc để xử lý các tác vụ trong doanh nghiệp. Ngoài ra phần mềm còn có các chức năng nâng cao để phù hợp với yêu cầu khi doanh nghiệp phát triển. Phần mềm BambooHR còn cho phép người dùng chuyển đổi thuận tiện từ bảng tính sang hệ thống thông tin nhân lực (HRIS) sẽ đáp ứng hầu hết các nhu cầu về quản lý của doanh nghiệp. Đây là một phần mềm cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp những yếu tố khách quan, sâu sắc về nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

2. Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự SmartRecruiters

Phần mềm này được trang bị thực hiện tuyển dụng từ đầu đến cuối và nó có các công cụ tự động hóa quy trình làm việc có thể được tùy biến theo nhu cầu từng nhu cầu phù hợp cụ thể của doanh nghiệp. Phần mềm này còn hỗ trợ  cho các thiết bị Android và iOS để bạn có thể quản lý quy trình tuyển dụng của mình theo cách thuận tiện hơn. Sử dụng SmartRecruiters việc tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp DocEye

DoycEye là một ứng dụng quản lý doanh nghiệp thông minh rất dễ sử dụng, có giao diện và thiết kế thân thiện với người dùng. Phần mềm có các tính năng cơ bản như:

– Thu thập và quản lý thông tin tài liệu: Thu nhận và phân loại thông tin tài liệu là khâu quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu giúp quá trình quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm nguồn nhân lực

– Quản lý các quy trình, nghiệp của doanh nghiệp 

– Quản lý theo dõi tiến độ dự án, công việc của doanh nghiệp

– Bảo mật thông tin

Đặc biết ứng dụng quản lý doanh nghiệp DocEye cũng có phiên bản dành cho di động, hỗ trợ người dùng tốt nhất trong quá trình sử dụng.

Xem thêm: Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện chuyên nghiệp của FSI