Lựa chọn máy scan ảnh màu chất lượng 2023: 5 tiêu chí phải biết 

Trong năm 2023, số hóa đang trở thành xu thế phát triển kéo theo nhu cầu scan tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp tăng cao. Bởi vậy nên tiêu chí lựa chọn một máy scan ảnh màu chất lượng trở thành vấn đề quan tâm chung của bộ phận hành chính và các nhân viên thủ thư, quản lý kho lưu trữ.  Hiểu được lắng lo ấy, ngay trong bài viết dưới đây, cùng FSI khám phá về 5 tiêu chí chính để giải quyết triệt để bài toán lựa máy scan phù hợp trong doanh nghiệp.

Định nghĩa chính xác về máy scan màu  

Máy scan ảnh màu là loại thiết bị giúp nhân viên văn phòng, bộ phận hành chính quét ảnh và các tài liệu có màu, chuyển hình ảnh vật lý từ tài liệu cứng như văn bản, chứng từ, hợp đồng, kế hoạch,… sang dạng file mềm có thể lưu trữ trên máy tính với màu sắc chất lượng hình ảnh sắc nét hơn các loại máy scan thông thường.  

Các loại máy scan ảnh màu phổ biến trên thị trường (cập nhật năm 2023) 

Máy scan màu 2 mặt 

Đây được coi là máy scan màu phổ biến được người dùng ưa chuộng nhờ tính năng scan màu hai mặt với thao tác đơn giản, tiện lợi. Loại máy này thao tác nhanh, tiết kiệm tối đa thời gian cho người dùng mà chất lượng bản scan vẫn được đảm bảo. Người dùng có thể tiến hành quét tự động bảo mật nhanh chóng với công nghệ Instant – on mà không cần khởi động.  

Máy scan ảnh màu chất lượng với tốc độ cao 

Như tên gọi, loại máy scan tốc độ nổi bật ở tốc độ quét các loại ảnh màu. Nếu tốc độ quét tài liệu của một máy scan thông thường chỉ đạt 20 – 35 tờ/ phút thì máy scan màu tốc độ cao có thể scan tới 60 – 80 tờ/phút. Điều này giúp giảm thiểu tối đa thời gian thao tác cũng như giúp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp.  

Loại máy scan này còn tối ưu trải nghiệm của người dùng nhờ các tính năng như nạp giấy tự động với số lượng lên tới gần 100 tờ. Ngoài ra thời gian khởi động cũng được cải tiến để người dùng không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi như các dòng máy cũ. Với các doanh nghiệp lớn, các trung tâm lưu trữ hay thư viện cần thường xuyên xử lý khối lượng tài liệu giấy lớn thì loại máy scan này là một lựa chọn phù hợp.  

Máy scan ảnh màu A3 

Sử dụng dòng máy này người dùng sẽ ấn tượng bởi chế độ non-separation, cho phép scan màu giấy A3 mà không cần giấy chuyển. Ngoài ra, máy scan loại này được tích hợp với công cụ đám mây (Cloud) cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài nguyên lưu trữ, tiết kiệm thời gian xử lý, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu liên quan tới công việc.  

Máy scan ảnh màu A4 

Máy scan ảnh màu A4 giúp quét tài liệu màu trên khổ giấy A4 – khổ giấy phổ biến trong mọi văn phòng, doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu hình ảnh nào được in trên giấy sẽ được scan thành các dữ liệu số, chỉnh sửa dễ dàng, phân loại lưu trữ theo cách thức hiện đại, không tiêu tốn nhiều thời gian của người sử dụng.  

Xem thêm: TOP 5 máy scan màu canon

Các tiêu chí để lựa chọn máy scan ảnh màu chất lượng 

Để lựa chọn một máy scan ảnh màu chất lượng năm 2023 cần phải thông qua nhiều yếu tố khác nhau cũng như phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của người dùng. Dưới đây là một số tiêu chí cụ thể:  

• Tốc độ quét của máy scan:  

Thông thường, tốc độ quét thường tỷ lệ nghịch với độ phân giải quét ảnh. Nếu độ phân giải càng lớn thì thời gian quét càng lâu và ngược lại. Bởi vậy, để giảm thời gian chờ đợi quét ảnh, mỗi máy quét cần có tốc độ truyền tải tín hiệu càng cao càng tốt. Các loại máy scan hiện đại đều có thể giao tiếp để kết nối 2.0. Bởi vậy máy tính cần phải tiến hành hỗ trợ giao diện tương ứng.  

• Độ phân giải của máy scan:  

Độ phân giải là số điểm ảnh (các dot) trên diện tích mỗi inch (dots per inch, viết tắt là dpi). Thông thường độ phân giải càng cao những hình ảnh quét ra càng rõ nét. Với ảnh chụp thông thường và đồ họa độ phận giải khuyến khích là 600 dpi. Với slide hay ảnh trong suốt độ phân giải đạt tới 1200dpi. FSI khuyến khích nên lựa chọn loại máy quét có độ phân giải từ 600 dpi trở lên.  

• Chọn máy scan theo nhu cầu sử dụng:  

Phụ thuộc vào mục đích cũng như nhu cầu sử dụng của mỗi cá nhân hay doanh nghiệp mà chúng ta có phương án lựa chọn loại máy scan phù hợp.  

Với cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu scan tài liệu không quá cao, thì có thể lựa chọn các loại máy scan 1 mặt giá rẻ, phù hợp với điều kiện tài chính. Còn với doanh nghiệp lớn nhu cầu scan nhiều, thì nên sử dụng loại máy scan tốc độ cao, chất lượng tốt hơn.  

• Chọn máy scan theo hãng:  

Hiện nay, trên thị trường hiện có rất nhiều thương hiệu cung cấp máy scan uy tín như Canon, Epson, Kodak,… Chúng ta dựa vào đó mà lựa chọn loại máy từ thương hiệu uy tín, chất lượng tốt, tư vấn, lắp đặt và có những hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khi xảy ra sự cố. Bởi vậy, các thương hiệu lớn sẽ là đích đến khi lựa chọn của nhiều tổ chức, doanh nghiệp.  

Khi công nghệ đang đạt tới nhiều bước đột phá mới và nhu cầu quét tài liệu ngày càng tăng, việc lựa chọn máy scan ảnh màu phù hợp chính là điều kiện tiền đề để nâng cao hiệu suất, tối ưu tác vụ quản lý tài liệu năm 2023. Hy vọng rằng với checklist các tiêu chí trên, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ sớm sở hữu loại máy scan ảnh, tài liệu ưng ý