Tin công nghệ
Số hóa dữ liệu để thoát Bão Giấy và Bão Giá
Hơn 80% tài liệu tại Việt Nam hiện nay vẫn đang tồn tại dưới dạng phi cấu trúc, hầu hết được lưu trữ theo phương pháp thủ công. Đối với các cơ quan Nhà nước, hiện trạng này đang là một trong những lực cản trên “con đường” hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử. Còn đối với các doanh nghiệp thì đây là một bất lợi gia tăng áp lực chi phí trong thời “bão giá”.
Chìm trong cơn bão giấy
Dù Chính phủ đã đầu tư rất nhiều cho việc xây dựng và hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử, thế nhưng tới nay, các cơ quan Nhà nước vẫn “chìm trong cơn bão giấy”.
“Cá nhân tôi, xung quanh chỗ ngồi làm việc vẫn chất ngất giấy tờ, lưu trữ bằng giấy vẫn là phương thức chính”, ông Phạm Huy Thơ, Phó Trưởng Ban Tôn giáo Chính phủ dẫn chứng minh họa.
Hiện trạng chung, việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống tiêu tốn rất nhiều nguồn lực và chi phí của tổ chức, doanh nghiệp, chưa kể những tài liệu pháp lý quan trọng phải lưu trữ vĩnh viễn. Khi đó, việc lưu trữ, tìm kiếm, khai thác thông tin và bảo quản tài liệu mất rất nhiều thời gian và chi phí.
Theo thống kê chính thức của tổ chức PricewaterhouseCoopers về hiện trạng “bão giấy” trong các cơ quan, doanh nghiệp trên thế giới, các chuyên gia thường phải dành 5 – 15% thời gian của mình để đọc thông tin và mất tới 50% thời gian để tìm tài liệu. Các công ty thường tiêu tốn 20USD cho nhân công mỗi khi muốn sắp xếp và lưu trữ tài liệu, 120USD cho nhân công khi muốn tìm một tài liệu bị thất lạc, và 220 USD cho nhân công khi muốn tái thiết lại nguồn thông tin đã mất.
Bàn về chủ đề này, ông Nguyễn Khoa Bảo, Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI cho biết thêm: Ước tính có tới 30% thời gian hàng ngày của nhân viên văn phòng tiêu tốn cho các công việc không trực tiếp liên quan đến chuyên môn của họ; 10 – 15% doanh thu là chi phí liên quan đến hồ sơ giấy tờ trong các tổ chức, chi phí này gấp 3 lần chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) của tổ chức, doanh nghiệp.
Lối thoát = Số hóa dữ liệu
Như đã nói ở trên, Việt Nam đang tăng tốc để hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử, với các văn phòng thông minh. Và một trong những yếu tố cốt lõi của một văn phòng thông minh là phải “phi giấy tờ” (không tồn tại văn bản giấy).
Vấn đề điện tử hóa các văn bản đang và sẽ hình thành không phải là vấn đề đáng lo ngại, mà mấu chốt hiện giờ là làm thế nào để “xử lý” khối lượng đồ sộ các loại văn bản, giấy tờ đang chất đống trong các kho lưu trữ thành dạng “phi giấy tờ” mà vẫn giữ được các thông tin trên văn bản giấy đó(?)
Câu trả lời chính là phải số hóa dữ liệu.
Hiện trên thị trường đã có rất nhiều giải pháp, sản phẩm hỗ trợ hữu hiệu cho việc số hóa. Một trong những lựa chọn hiệu quả nhất là giải pháp công nghệ hình ảnh hóa tài liệu của Kodak và hệ thống quản lý dữ liệu Docuflo Document Management (DMS) của Công ty InfoConnect (Malaysia).
Giải pháp công nghệ hình ảnh hóa tài liệu của Kodak hiện đang dẫn đầu thị trường phân khúc máy quét công nghiệp, có các thế mạnh như độ tin cậy cao, chất lượng ảnh quét được đảm bảo bởi công nghệ cảm biến ảnh CCDs, hệ thống nạp – dẫn giấy theo công nghệ Surepath, công nghệ sao chụp Kodak Capture Pro, và xử lý hình ảnh bằng công nghệ Perfect Page (có khả năng chỉnh thẳng, cắt cúp, tìm và cắt ảnh trong tài liệu; tự động xoay ảnh theo chiều text, lọc trang trắng, chỉnh tương phản, xóa sọc, tăng độ nét, ghép ảnh, xóa lỗ bấm…). Danh mục sản phẩm Kodak hiện có 16 dòng máy với 40 mẫu máy quét, cung ứng toàn bộ máy quét từ quét mạng, quét phân tán cho đến quét tập trung, tốc độ 20 tờ/phút đến 200 tờ/phút…
Sử dụng công nghệ này, các tổ chức, doanh nghiệp chỉ cần đưa văn bản qua máy quét là đã có thể số hóa được thông tin trên văn bản, khỏi phải lo sắp xếp diện tích kho lưu trữ văn bản giấy.
Công nghệ này đã được nhiều khách hàng tại Việt Nam sử dụng. Điển hình nhất là khi triển khai Dự án Tổng điều tra dân số năm 2009, Tổng cục Thống kê đã sử dụng máy quét và công nghệ của Kodak để thực hiện 65 triệu bản phiếu ghi điều tra, rút ngắn thời gian xử lý từ 18 tháng (theo cách thức điều tra truyền thống) xuống chỉ còn 7 tháng.
Một số khách hàng lớn khác đang sử dụng công nghệ quét của Kodak gồm Cục Thuế TP.HCM (quét báo cáo thuế hàng tháng của doanh nghiệp), Bảo hiểm Bảo Minh Sài Gòn (quản lý hồ sơ bảo hiểm bồi thường tai nạn), Ngân hàng HSBC (quét dữ liệu giao dịch hàng ngày gửi về hội sở chính tại Trung Quốc), Công ty Chuyển phát nhanh DHL (quét các vận đơn)…
Còn DMS là hệ thống quản lý dữ liệu với khả năng quản lý mọi loại dữ liệu như tài liệu kinh doanh, ảnh, video, thư điện tử, các loại báo cáo… DMS được xây dựng và phát triển với mục tiêu là một kho chứa dữ liệu có khả năng bảo quản dữ liệu theo nguyên tắc chặt chẽ, đồng thời có tác dụng quản lý những thông tin không được phân loại và lưu trữ thông tin này một cách an toàn. Hiện DMS đã có phiên bản tiếng Việt.
Một lần nữa nhấn mạnh công nghệ số hóa đem lại rất nhiều lợi ích như quy trình hóa các quá trình tác nghiệp để dễ dàng xử lý công việc và tránh chối bỏ trách nhiệm; cải thiện năng suất, hiệu quả; kiểm soát tốt hơn các thông tin của tổ chức, doanh nghiệp; rút ngắn thời gian xử lý công việc; giảm rủi ro…
Số hóa dữ liệu sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ thoát “cơn bão giấy” mà còn có thể cắt giảm chi phí để giảm bội chi trong “cơn bão giá” hiện nay.
Theo: taichinhdientu